Ce que contient un contrat d’entretien de moquette

Un document de contrôle, pas une formalité

Beaucoup de contrats d’entretien tiennent en une page : un prix mensuel, une fréquence vague, une durée et un préavis. Ils ont un défaut majeur : ils ne permettent pas de savoir ce qui doit être fait. Si la moquette de l’allée principale reste grise, on ne peut pas dire si le prestataire a manqué à ses obligations, puisqu’elles ne sont écrites nulle part.

Nos contrats sont construits dans l’autre sens. Le cœur du document est un plan d’entretien, annexé au contrat, qui décrit zone par zone ce qui sera fait, comment et à quelle fréquence. Le reste du contrat organise la relation autour de ce plan : planification, accès, comptes rendus, révisions. Ainsi, vous pouvez à tout moment comparer ce qui était prévu et ce qui a été fait.

Les rubriques d’un contrat

1. Le périmètre

   L’adresse du site, les niveaux et les zones concernés, avec un plan ou une liste de pièces, et les surfaces mesurées lors de la visite technique.

2. Les prestations par zone

   Pour chaque zone, la méthode : nettoyage en profondeur par injection-extraction, entretien intermédiaire, détachage, nettoyage des textiles d’assise si prévu.

3. Les fréquences

   Le nombre de passages par an pour chaque zone, et leur répartition. Les allées et les entrées sont traitées plus souvent que les bureaux fermés.

4. Le calendrier et les horaires

   Les dates ou les périodes de passage, les créneaux autorisés, les délais de prévenance en cas de report.

5. Les accès et la sécurité

   La remise des clés ou des badges, les consignes d’alarme, les règles de sécurité du site, la personne à contacter sur place.

6. Les obligations de chacun

   Pour nous, la méthode, les produits, l’assurance, la confidentialité. Pour vous, l’accès aux locaux, une alimentation électrique, l’information des équipes.

7. Le compte rendu

   Ce qu’il contient, sous quel délai il est transmis, à qui.

8. Le contrôle

   La possibilité de faire un tour contradictoire des zones traitées, et ce qui se passe si une prestation n’est pas conforme.

9. Le prix et la facturation

   Le prix par zone ou global, les modalités de facturation et de paiement, et les conditions de révision.

10. La durée

    La durée initiale, la reconduction et le préavis, fixés ensemble.

Les documents qui accompagnent le contrat

Au moment de la signature, vous recevez l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle de l’entreprise, et l’attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf. Cette dernière n’est pas une simple formalité : lorsqu’un contrat de prestation atteint au moins 5 000 euros hors taxes, le Code du travail impose au client de vérifier que son prestataire est à jour de ses obligations déclaratives et sociales, à la signature puis tous les six mois jusqu’à la fin du contrat. Faute de cette vérification, le client peut être tenu solidairement de certaines sommes dues par un prestataire qui ne les aurait pas réglées. Nous vous transmettons ces documents d’office, et nous les renouvelons sans attendre que vous les demandiez.

Ce que nos contrats excluent, par écrit

Un bon contrat dit aussi ce qu’il ne couvre pas, pour éviter les malentendus. Les nôtres précisent par exemple que l’aspiration quotidienne relève de la société de ménage ou des équipes du site, que la réparation ou le remplacement de dalles et de moquette relève d’un poseur, que la remise en état après un dégât des eaux fait l’objet d’une intervention distincte, et que les taches de nature permanente, signalées comme telles, ne peuvent pas faire l’objet d’une obligation de résultat. Ces précisions évitent les discussions au moment où un problème survient.

La révision du plan

Un site vit : un étage est réaménagé, une équipe déménage, une salle de réunion devient un espace de travail, une cafétéria est créée. Le plan d’entretien doit suivre. Nos contrats prévoient un point régulier, et à tout moment la possibilité de modifier les zones et les fréquences par un avenant écrit, avec son incidence sur le prix. Cette souplesse est la condition pour que le contrat reste adapté à vos locaux, et que vous ne payiez ni pour des zones qui n’existent plus, ni pour un rythme qui ne correspond plus à l’usage.

Avant de signer : les questions à poser

Que vous signiez avec nous ou avec un autre prestataire, posez ces questions. Qui interviendra, et s’agit-il de salariés ou de sous-traitants ? Comment est calculé le prix : au mètre carré, à la zone, au temps passé ? Que se passe-t-il si un passage ne peut pas avoir lieu ? Comment est traitée une réclamation ? Le compte rendu est-il systématique ? Les réponses à ces questions disent beaucoup de la façon dont le contrat sera exécuté. Notre guide pour choisir une entreprise les développe.