Rédiger un cahier des charges pour l’entretien de vos moquettes

Pourquoi un cahier des charges

Sans cahier des charges, chaque prestataire chiffre sa propre interprétation de votre besoin. L’un propose deux passages par an sur toute la surface, l’autre quatre passages sur les allées et un sur le reste, le troisième un prix au mètre carré sans fréquence. Les montants ne sont pas comparables, et le moins cher est souvent celui qui a prévu le moins. Un cahier des charges fixe une base commune : chaque offre répond aux mêmes questions, et la comparaison porte sur le prix et la méthode, pas sur des périmètres différents.

Il n’a pas besoin d’être long. Pour un site de taille courante, trois ou quatre pages suffisent. Ce qui compte, c’est qu’il soit précis sur les points qui font le prix.

Le contenu, rubrique par rubrique

1. Le contexte

   Qui vous êtes, le site concerné, l’objectif : remise à niveau, entretien régulier, préparation d’une restitution de locaux. Une phrase sur l’état actuel aide les prestataires à calibrer leur réponse.

2. La description du site

   Adresse, niveaux, surfaces par zone, type de moquette (fibre, dalles ou lés, pose), date de pose si vous la connaissez, plan des locaux.

3. Le découpage en zones

   Entrées, circulations, zones de travail, salles, zones calmes. Pour chaque zone, la surface et le niveau de passage estimé.

4. Les exigences de résultat

   Ce que vous attendez : aspect homogène, absence de taches visibles à hauteur d’homme, absence d’odeur, moquette sèche à l’ouverture. Préférez des exigences vérifiables à des adjectifs.

5. Les fréquences ou les objectifs

   Soit vous imposez des fréquences par zone, soit vous fixez un objectif de résultat et laissez chaque prestataire proposer ses fréquences. La seconde option met en valeur l’expertise, la première facilite la comparaison.

6. Les contraintes

   Horaires possibles, accès, badges, alarme, ventilation nocturne, règles de sécurité, confidentialité, dates à éviter.

7. Les méthodes

   Les méthodes exclues si nécessaire (par exemple le shampooing rotatif sur une moquette aiguilletée), et les exigences sur les produits : fiches de données de sécurité, préférence pour des produits écolabellisés.

8. Le suivi

   Compte rendu après chaque passage, interlocuteur unique, délai de réponse en cas de réclamation, réunion de bilan annuelle.

9. Les documents administratifs

   Extrait d’immatriculation, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle, attestation de vigilance de l’Urssaf.

10. Le bordereau de prix

    Un tableau à remplir, zone par zone, avec le prix d’un passage et le nombre de passages par an. C’est lui qui rend les offres comparables.

Imposer une visite

Pour un site professionnel, exigez une visite des lieux avant toute offre. Un prestataire qui chiffre sans avoir vu la moquette prend des hypothèses que vous ne connaissez pas, et il les corrigera plus tard, sur le prix ou sur la qualité. La visite permet aussi de juger le sérieux de chaque candidat : les questions qu’il pose en disent beaucoup. Notre page sur la visite technique détaille ce qu’elle devrait comporter.

Les pièges classiques

• Le prix au mètre carré sans fréquence : il ne dit pas combien de fois la moquette sera nettoyée, ni où.
• La fréquence globale sans découpage : deux passages par an sur toute la surface, c’est trop pour les bureaux fermés et pas assez pour les allées.
• Les exigences vagues : « nettoyage soigné », « résultat impeccable » ne se vérifient pas. Préférez « absence de tache visible debout » ou « moquette sèche à 8 heures ».
• L’oubli du séchage : un créneau trop court pour sécher conduit à un résultat décevant, quelle que soit la qualité du prestataire.
• L’oubli de l’entretien quotidien : si personne n’aspire entre deux passages, aucun plan d’entretien ne tient.
• Les documents demandés trop tard : l’attestation de vigilance se demande à la signature, puis tous les six mois au-delà d’un certain montant.

Évaluer les offres

Une fois les offres reçues, comparez d’abord les bordereaux de prix, zone par zone. Regardez ensuite la méthode proposée : est-elle adaptée à la fibre et au temps de séchage ? Puis le suivi : compte rendu, interlocuteur, réactivité. Enfin, les documents : un prestataire qui tarde à fournir son attestation d’assurance ou de vigilance vous donne une indication sur la suite. Une note pondérée, par exemple moitié prix, moitié technique et suivi, évite de choisir uniquement sur le montant. Notre guide pour choisir une entreprise complète ces critères.

Un modèle de plan

Vous pouvez reprendre ce plan pour votre propre document : objet de la consultation, description du site et plan, tableau des zones, exigences de résultat, fréquences ou objectifs, contraintes d’intervention, méthodes et produits, suivi et compte rendu, documents à fournir, bordereau de prix, calendrier de la consultation et date de la visite. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous aider à préparer ce document lors de notre visite, même si vous consultez d’autres entreprises.